Comprender cómo los interesados (stakeholders) interactúan con los equipos de proyecto es esencial para cualquiera que gestione proyectos de software. Este artículo analiza si los stakeholders pueden participar activamente en el equipo y cómo se ve esa participación en el día a día.
Muchos profesionales se preguntan si un project manager se considera un stakeholder dentro de una organización. La respuesta revela que los roles suelen superponerse, especialmente en proyectos complejos. Exploraremos cómo los stakeholders, incluidos los project managers, pueden influir en la planificación, la gestión de riesgos y la coordinación del equipo cuando se integran al equipo del proyecto.
¿Qué es un Stakeholder en la Gestión de Proyectos?
Un stakeholder es cualquier individuo, grupo u organización que puede afectar o verse afectado por un proyecto. Su nivel de participación varía: algunos se involucran activamente en reuniones, mientras que otros observan a distancia. Identificar a los stakeholders correctos desde el inicio puede mejorar la toma de decisiones y mantener los proyectos en el rumbo adecuado.
En la gestión de proyectos, los stakeholders incluyen no solo a los inversionistas, sino también a miembros del equipo, jefes de departamento, usuarios finales, entidades regulatorias y a veces, incluso el público en general.
Los project managers suelen comenzar elaborando una lista de stakeholders, que pueden ser:
- Directos: participan activamente en el proyecto.
- Indirectos: se involucran menos, pero siguen los resultados (como ejecutivos de nivel C o residentes cercanos).
Stakeholder vs. Shareholder: ¿Cuál es la Diferencia?
Un shareholder es alguien que posee una parte de la empresa y espera que el valor de las acciones aumente. En cambio, un stakeholder puede ser cualquiera, desde un trabajador de fábrica hasta un planificador urbano. Estas personas pueden no poseer acciones, pero tienen un interés personal en el éxito del proyecto. Comprender esta distinción es crucial al definir a los stakeholders de un proyecto:
- Los stakeholders tienen intereses diversos (algunos priorizan los plazos, otros la calidad o el presupuesto).
- Los shareholders son un tipo específico de stakeholder, pero no todos los stakeholders son shareholders.
En la planificación de proyectos, los equipos deben gestionar cuidadosamente estos intereses variados para garantizar el éxito.
Tipos de Stakeholders en un Proyecto
Los Stakeholders de un proyecto pueden presentarse en diferentes formas, y no todos comparten la misma visión sobre el resultado del proyecto. Reconocer quiénes son los interesados ayuda a gestionar expectativas y dirigir la comunicación de manera efectiva. Aquí te mostramos cómo identificar a los interesados según su tipo:
Stakeholders Internos vs. Externos
Los stakeholders internos trabajan dentro de la misma organización o comparten el mismo dominio de correo electrónico del proyecto. Este grupo incluye desarrolladores, analistas, jefes de departamento, responsables financieros y ejecutivos C-level, todos los cuales contribuyen a la planificación, la toma de decisiones o las operaciones diarias. Su cercanía suele significar que su retroalimentación puede recibirse en cualquier momento.
Los stakeholders externos operan fuera de la organización, incluyendo clientes, proveedores externos, reguladores gubernamentales, asociaciones vecinales, medios de comunicación, inversionistas, negocios locales, grupos de defensa e incluso, en ocasiones, el público en general.
Stakeholders Clave vs. Generales
Los stakeholders clave poseen la autoridad para impactar significativamente en el proyecto con una sola decisión. Patrocinadores del proyecto, clientes principales y altos ejecutivos pueden aprobar presupuestos, detener el progreso o modificar entregables en corto plazo. Los stakeholders generales, aunque también importantes, suelen tener una participación menos frecuente.
Los stakeholders generales pueden no tener poder de decisión, pero aún así les importa el resultado del proyecto. Este grupo puede incluir a personas de contabilidad, ventas o soporte al cliente. Sus aportes pueden influir en las decisiones, pero normalmente no participan en aprobaciones de alto nivel.
Jerarquía de Stakeholders en un Proyecto
Los stakeholders suelen organizarse en una jerarquía, clasificando su nivel de influencia sobre el proyecto. Los directores ejecutivos, patrocinadores financieros y apoyos de alto perfil suelen ocupar el nivel superior. Debajo de ellos están los project managers y sus adjuntos, seguidos por ingenieros, diseñadores y profesionales de aseguramiento de calidad.
¿Puede un Stakeholder Ser Parte del Equipo de Proyecto?
En numerosos proyectos, los stakeholders desempeñan un rol más allá del de simples observadores o asesores; también pueden actuar como miembros activos del equipo. Esto es particularmente común en proyectos pequeños o de ritmo acelerado, donde la toma rápida de decisiones es esencial. Entonces, ¿es posible que un stakeholder forme parte del equipo de proyecto? Sí, y aunque este arreglo puede aportar varias ventajas, también conlleva riesgos potenciales si no se gestiona de manera efectiva.
Cuando los Stakeholders También Son Miembros del Equipo
Un cliente que participa activamente en reuniones diarias o un gerente que supervisa el presupuesto puede aportar valiosos conocimientos prácticos al equipo. Tener estas voces presentes puede agilizar aprobaciones y retroalimentación, acelerando el ciclo de construcción-prueba-adaptación. Las metodologías ágiles suelen abrazar esta colaboración, ya que una participación más cercana reduce las sorpresas al final del proyecto.
Superposición de Roles: El Project Manager como Stakeholder
El project manager a menudo cumple roles duales, liderando al equipo mientras representa los objetivos y necesidades de la organización. Sus decisiones impactan tanto en el proceso como en el resultado final, lo que lo convierte en una parte vital tanto de la planificación como de la ejecución. Debe equilibrar las necesidades del equipo, los plazos, los riesgos y el éxito general del proyecto.
Pros y Contras de los Roles Duales
Cuando un stakeholder asume un rol dentro del equipo de proyecto, esto puede generar tanto ventajas como desafíos. Aquí están los principales pros y contras a considerar:
Pros
- Mejora la comunicación entre equipos y stakeholders
- Acelera la toma de decisiones
- Alinea el proyecto con los objetivos del negocio
- Facilita la rápida resolución de problemas
Contras
- Puede generar conflictos de interés
- Puede difuminar roles y responsabilidades
- Los stakeholders podrían priorizar objetivos personales
- Riesgo de presión sobre el equipo para ajustarse a una sola perspectiva
Cómo Identificar a los Stakeholders en un Proyecto
Identificar a los stakeholders suele ser el primer paso que un project manager debe dar. Detectar a estas personas o grupos permite que todos comprendan quién se ve afectado y quién tiene poder de decisión antes de que comience el trabajo. La claridad temprana ayuda a minimizar sorpresas.
Técnicas de Identificación de Stakeholders
Una revisión rápida del propósito del proyecto y de los límites definidos en el acta suele proporcionar un punto de partida sólido. El patrocinador del proyecto, el equipo principal y el cliente que financia generalmente surgen primero, pero la lista pronto se expande para incluir proveedores, usuarios finales, juntas de permisos e incluso, en ocasiones, residentes locales.
Herramientas para el Análisis de Stakeholders
Una vez identificados los stakeholders, el equipo necesita un método para clasificarlos por interés. Una Matriz de Poder-Interés o Stakeholder Matrix puede representar esta información de forma visual. Los tomadores de decisiones ubicados en el cuadrante de alto poder y alto interés reciben actualizaciones regulares, mientras que los observadores pasivos en niveles más bajos pueden ser informados solo de los hitos clave.
Creación de un Mapa de Stakeholders
Un mapa de stakeholders organiza visualmente a todas las personas involucradas en el proyecto, clasificándolas por influencia e interés. Esta herramienta permite al equipo identificar rápidamente quién está dispuesto a ayudar, quién es neutral y quién puede oponerse. El mapa también sirve como guía práctica para determinar la frecuencia y los métodos de comunicación adecuados para cada stakeholder.
Gestión de Stakeholders a lo Largo del Proyecto
Gestionar eficazmente a los stakeholders es crucial para mantener un proyecto en curso. Esta tarea no es un esfuerzo de una sola vez; requiere atención continua. Las necesidades e influencia de los stakeholders pueden cambiar en distintas etapas del proyecto. Al identificar y revisar regularmente a los stakeholders, el equipo del proyecto puede adaptarse a estos cambios, prevenir retrasos y fomentar una mayor participación con el tiempo.
Estrategias de Involucramiento
Cada stakeholder aporta un trasfondo único y un nivel distinto de interés en el proyecto. Algunos pueden querer participar activamente en reuniones de toma de decisiones, mientras que otros prefieren actualizaciones ocasionales. Equilibrar estas necesidades diversas requiere comunicación abierta, compartir actualizaciones breves y ser claro al proporcionar detalles.
Plan de Comunicación con Stakeholders
Un plan de comunicación bien definido ayuda a mantener la claridad y la consistencia. Este plan describe quién recibe qué mensajes, con qué frecuencia y a través de qué canales. Por ejemplo, un colaborador comprometido puede valorar actualizaciones semanales, mientras que un patrocinador menos involucrado podría necesitar solo un resumen al final de cada fase.
Actualización y Reevaluación de Stakeholders
A medida que el proyecto avanza, es esencial revisar la lista de stakeholders. Los roles pueden cambiar, pueden surgir nuevos stakeholders o algunos volverse irrelevantes. Reevaluar regularmente asegura que todas las voces importantes sean escuchadas. Mantener el mapa de stakeholders actualizado ayuda al equipo a mantenerse alineado con las necesidades actuales.
💡 Consejo pro: Morningmate es un potente software de gestión de proyectos que te ayuda a mantener alineados tanto a los stakeholders internos como externos. Puedes asignar y priorizar tareas, dar visibilidad de los cronogramas y asegurarte de que los proyectos se mantengan en curso. Los stakeholders externos pueden unirse como invitados gratuitos, ver actualizaciones personalizadas del proyecto y compartir comentarios directamente en Morningmate, lo que hace que la colaboración con stakeholders sea más fluida y transparente.
Desafíos Comunes en la Gestión de Stakeholders
Cada proyecto, sin importar su tamaño, puede enredarse en los intereses de sus stakeholders. Aunque la gestión de stakeholders parece sencilla en teoría, las dinámicas reales, los malentendidos y el error humano pueden complicar las cosas. La clave está en identificar los posibles obstáculos antes de que descarrilen el progreso.
Expectativas Desalineadas
Los stakeholders suelen entrar a un proyecto con expectativas diferentes, lo que puede generar conflictos. Por ejemplo, un gerente puede priorizar una entrega rápida, mientras que otro se enfoca en los detalles meticulosos del presupuesto. Cuando el equilibrio entre velocidad, calidad y costo cambia, puede crear tensiones. Una breve conversación cara a cara antes de que comience el proyecto puede ayudar a alinear estas expectativas.
Conflicto Entre Stakeholders
Los distintos departamentos suelen tener agendas en competencia. Por ejemplo, el equipo de finanzas puede querer reducir costos, mientras que marketing busca mejorar el proyecto con funciones llamativas. Cuando estas prioridades en conflicto surgen al mismo tiempo, la toma de decisiones puede estancarse.
Barreras de Comunicación
Los mensajes perdidos pueden generar confusión, retrasos y frustración. En equipos grandes o remotos, las comunicaciones importantes pueden pasarse por alto fácilmente. Para evitarlo, proporciona actualizaciones claras, realiza reuniones periódicas de seguimiento y mantén un registro compartido de la información. Este enfoque asegura que todos estén informados y enfocados en los mismos objetivos.
Preguntas Frecuentes sobre los Stakeholders de un Proyecto
¿Los stakeholders cambian a lo largo del proyecto?
Sí, los stakeholders a menudo cambian durante un proyecto. Un jefe de departamento puede irse, un nuevo ejecutivo puede incorporarse o un antiguo opositor podría asumir el control. Este movimiento es la razón por la que muchas guías recomiendan revisar el mapa de stakeholders en cada hito. Actualizar la lista regularmente ayuda a mantener a todos informados y comprometidos.
¿Pueden los stakeholders tomar decisiones en el proyecto?
Ciertos actores clave —como patrocinadores, vicepresidentes senior o clientes que aprueban cambios— tienen un poder de decisión significativo. Mientras que otros pueden aportar ideas y retroalimentación, normalmente no tienen la última palabra. El project manager es responsable de sintetizar estas perspectivas diversas en decisiones que guíen el proyecto hacia sus objetivos.
¿El cliente siempre es un stakeholder?
El cliente, quien financia el proyecto y finalmente usará los resultados, es sin duda un stakeholder clave. Sin embargo, no es el único. Ingenieros, representantes de ventas, proveedores, responsables de calidad e incluso reguladores también contribuyen al resultado del proyecto. Cada uno desempeña un papel en la configuración del resultado final.
Simplifica la Gestión de Stakeholders con Morningmate
Gestionar los roles, actualizaciones y la comunicación de los stakeholders puede ser un desafío, pero Morningmate lo hace más fácil. Esta sencilla herramienta de colaboración para proyectos te permite rastrear tareas, compartir actualizaciones y mantener a todos alineados en tiempo real.
Ya sea que estés coordinando con equipos internos o con clientes externos, Morningmate optimiza el proceso.
